英会話の中でも、とくに難しいと言われるのが電話での会話。

相手の顔や表情が見えない分、言葉以外でのコミュニケーションが全く使えないので、声だけが頼りになってしまうのです。

外資系の会社に勤める方は、日本にいても英語で突然電話がかかってくるかもしれません。

慣れないうちはどうしてもアタフタ、ドキドキと頭が真っ白になってしまうこともあるでしょう。

そんな英語での電話対応を慌てずにこなすためには、どのようにしたらよいのでしょうか。

今回は、英語で電話対応を行う場合のポイントをいくつかお伝えします! 

Point.1 落ち着いて、ゆっくり話す!

会社にかかってきた電話で、突然英語が聞こえてきたら……。

慌ててしまって、きちんと対応することができなくなってしまうかもしれません。

英語だと分かった瞬間に慌て過ぎてしまい、保留にすることさえ忘れてしまうケースもあるのです。

とにかく、まずは慌てないことが大切です。

電話の相手の英語を話すスピードが早口でも、落ち着いて会話をしましょう。

あえてゆっくり話すことで、英語力があまり高くないことを相手が受け取ってくれるので、分かりやすく話してくれることもあります。

綺麗に発音しようとしたり、相手につられて早口になると、相手も英語がOKなんだ!と思われて、ますます話すスピードが早くなってしまうことにもなりかねません。

そうなってしまうと、自分がどんどん焦ってしまい悪循環になってしまいます。

落ち着いてゆっくり英語を話すと、相手も合わせてくれるので「英語が聞き取りやすくなる」ことがあると心得ておくようにしましょう。

落ち着いてゆっくり話すという簡単なことが、とても使えるテクニック

近年では国内の中小企業であっても、突然海外の企業から問い合わせの電話がきても珍しくありません。

ビジネスチャンスにもなる機会を逃さないためにも、英語での電話対応をこなす準備をしておきたいですね。

Point.2 自信がない時はできる人に代わる

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自分の英語での電話対応にどうしても自信がない場合には、会社のイメージを損なわないためにも英語が話せる人に代わりましょう。

その場合に使うフレーズは、とても簡単です。

I’ll get someone who speaks English.
英語が話せるものに代わります。

※「担当者に代わります」などイチイチ言わないことが多いので、

Wait a moment please.
Hold on please.

だけでそのまま繋ぎましょう。

全く英語が分からない場合でも焦る必要はありません。
Wait a moment ~が1番簡単ですし、発音にも困らないので覚えておきましょう。

このフレーズで十分に対応ができます。

Point.3 対応マニュアルを準備しておこう

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突然の英語電話対応では、慌てずに落ち着いて……と言っても、やはり焦ってしまうことがありますよね。

そんな時のために役立つのが、電話対応のマニュアルです。

電話で使わる英語フレーズをまとめて用意しておきましょう。
慣れない間は常にマニュアルを持っておくと落ち着いて対応することができるので、心強い味方となってくれます。

また、マニュアルにまとめるフレーズや表現は声に出して練習しておきましょう。

マニュアルがあっても、書いてある場所や発音が分からなかったら意味がありません。

日頃から練習をして、できれば暗記もして準備しておくことが大切です。

ビジネスシーンでの英会話は、決まった表現が多いので丸暗記でも意外と功を奏してくれます。

基本的なパターンに慣れたら、応用の表現や気になる英語表現を覚えていきましょう。

Point.4 英語の発音力

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電話では相手と直接顔を合わせることがないので「発音」が重要な要素になります。

電話は、声だけが頼りです。

英語の音は日本語の音とかけ離れているので、ひとつひとつの音をしっかりマスターしておきたいところですね。

相手にとって聞き取りやすい、正確な英語の発音を身につける必要があるでしょう。

使える英語表現を覚えて、正確な発音をすることができるようになれば、英語の電話対応に身構えることはなくなりますよ。

 

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まとめ

慣れないうちや英会話に自信がないうちは電話がかかってくるとドキドキして、頭が真っ白になってしまうこともあるでしょう。

まずは落ち着いて、マニュアルを用意したり、日頃から受け答えを口に出して練習しておくことなどが大切です。

また、分からない事は正直に分からない、もう1度言って下さいと伝えることはとっても大切です。

分かったフリをして、会話を進めてしまわないように気をつけましょう!

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