ビジネスシーンで、もし突然英語で電話がかかってきたら対応することができますか?

日本語なら難なく応対できるビジネス電話も、英語だと緊張したり、焦ったり、恥ずかしがったりしてしまいます。

しかし、ビジネスシーンでは意思疎通を取ることが大切です。

慣れない英語でも伝えることがポイント。

英語で電話がかかってきても、焦る必要はありません。

ここでは英語での電話をスマートに応対するための基本的なフレーズを紹介していきます!

電話に限らずビジネスシーンでNGなこと

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電話に限ったことではありませんが、
ビジネスシーンにおいて

・分からないのに分かったフリをする
・曖昧にやり過ごす
・意思表示をしない

というのは、最悪な対応です。

相手が何と言っているか分からなければ、聞き直してもかまいません。

英語が苦手だからといって、
分かったフリや自分の意思を伝えることに控えめになっている方は、
直していきましょう。

英語で電話がかかってきたら

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『ゆっくり話をすること』

もし会社に電話がかかってきた時は、ゆっくり話をしましょう。

英語で電話を出た時のフレーズを練習して暗記をしている場合、
緊張して早口になってしまうことがあります。

早口になると相手は英語が話せると思ってしまい、
早い口調でまくし立ててくる場合もあるのです。

焦らずに気持ちを落ち着かせて、簡単な挨拶をしましょう。

かかってきた時の基本的なフレーズはこちらです。

Hello. This is XYZ company.
もしもし、XYZです。

How can I help you?
Can I help you?
ご用件を承ります。

Whom would you like to speak to?
どなたにお掛けでしょうか?

I’ll connect you with Mr. /Ms._______.
~におつなぎします。

Hold on please.
Just a moment, please.
少々お待ち下さい。

相手の話すスピードが早かった場合には、

Could you speak more slowly?
もう少しゆっくり話せますか?

Could you speak a little louder, please?
もう少し大きな声でお話しいただけますか?

といってゆっくり話してもらいましょう。

相手の名前・会社名を確認

May I ask who is calling?
Whom may I say is calling?
どちら様でしょうか。

May I have your name again, please?
もう一度お名前を伺ってもよろしいでしょうか?

May I have your name of your company, again, please?
もう一度会社名をお伺いしてもよろしいですか?

Could you please spell your name?
名前のスペルを確認させてください。

他の担当者に代わる、対応ができないという場合は…

Hold on, please.
One moment, please.
Would you hold a second, please?

電話を保留にする時のフレーズです。

I'll transfer you to the person in charge.
担当者に代わります。

また英語ができる人に代わる時は…

I’ll get someone who speaks English.
といっても良いのですが、そこまで説明することは海外ではあまりされません。

電話を保留にする時のフレーズで十分に対応することができます。

担当者が不在の時は…

担当者を名前で言う時、日本語では呼び捨てにしますよね。
英語では敬称(Mr./Ms.)を付けて呼びます。
※その後の会話はHe/Sheで話します。

 

He is not at his desk at the moment.
彼はただ今席を外しております。

She is out now.
彼女は今、外出中です。

She is in a meeting right now.
ただいま会議中です。

He is not in the office now.
彼は会社におりません。

He has already left for home today.
既に退社しています。

She is off today.
彼女は、本日お休みです。

He is on vacation this week.
彼は今週いっぱい休暇を頂いております。

不在時のその後の対応

Would you mind calling again tomorrow?
明日またお電話いただけますでしょうか?

Could you call again later?
後ほどお掛け直しいただけますでしょうか?

Would you like to leave a message?
Can I take your message?
何か伝言はございますか?

I’ll make sure he gets your message.
伝言は必ずお伝えします。

電話を切る時のフレーズ

Thank you for calling.
Thank you for your call.
Thank you. Good-bye.
OK, Mr.____, thank you for calling. Bye.

間違い電話だった場合は

Are you sure you have the right number?
番号をお間違いになっていませんか?

I’m sorry, you have the wrong number.
申し訳ありませんが、番号を間違っておかけのようです。

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まとめ

英語での電話応対で大切なことは、ゆっくりと話し、聞き取れない場合は聞き直して、きちんと意思表示をすることです。

最初は緊張してしまうこともあるでしょう。

慣れないうちはマニュアルとして、電話の近くにフレーズをまとめたメモを準備しておくと
安心できますね。

紹介した基本的なフレーズを覚えて、落ち着いて電話の応対をしていきましょう!

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