仕事の電話で、いきなり相手から「Hello?」と言われたら
動揺してしまいますよね。

外資系の会社や海外に住んでいる方は、
毎日のようにその状況に遭遇することでしょう。

英語での電話対応は一見難しそうに見えます。

しかし、頻繁に使用するフレーズさえ覚えてしまえばあとは簡単です。

ですから、英語が苦手でもそんなに深く悩む必要はありません!

今回は、英語の電話対応で使用する機会の多いフレーズ
いくつかご紹介します。

英語で電話をかける時

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<基本的な英語で挨拶をする>

 

Hi, this is _____ form ●●. May I speak with○○?
___会社の●●と申します。○○さんはいらっしゃいますか?

電話口での第一声Hi,/Helloなどから始めます。
自分の名前を伝えたあと、話したい相手が近くにいるか尋ねてみましょう。

 

■相手が不在だった時

Can I have a message?
伝言お願いできますか?

Please tell ___(担当者) that I called.
私から電話があったとお伝え下さい。

 

■折り返しの電話をお願いする時

Please tell him(her) to call me back.
折り返し電話下さるようお伝えください。

(My number is 012-345-6789と電話番号を伝えるのも一般的です)

 

■再度電話をかける時

OK, I will call back later. Thank you.
分かりました。また後でかけ直します。ありがとうございます。

I will call back at 2.
また2時にかけ直します。

このように、時間指定をしてもOK

電話を受ける時のフレーズ

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<基本的な対応>

 

Hello, This is _____. How can I help you?
はい、____会社です。ご用件はなんでしょうか?

※朝の電話なら、”Good morning”,夜なら”Good evening”でもOK

 

■相手の名前を聞く時

May I ask who’s calling, please?
どちら様でしょうか?

May I ?
~してもよろしいでしょうか?

丁寧な表現になります。

 

■よく聞き取れなかった時

I’m sorry, but could you say one more time, please?
失礼ですが、もう一度言っていただけますか?


Could you speak more slowly, please?

もっとゆっくり言って頂けますか?

※Could は、Mayほど丁寧ではありませんが、失礼にはなりません。

 

■英語ができる人に代わる時

Hold the line, please. I will get an English speaker.
そのままで居て下さい。英語が話せる人に代わります。

※英語で上手く対応できない場合は、少し待ってもらいましょう。

 

■自分宛の電話の時

This is ______ speaking.
私が___です。

※受けた電話が自分宛てだった時は、相手に「本人です」と伝えましょう。

 

■担当者宛ての電話の時

OK, just a moment, please.
かしこまりました。少々お待ち下さい。

※Hold the line, please.でも可能。

 

Please hold.
少々お待ち下さい。

近くにいて直接代わる場合には、お待ち下さいのみでもOK。

 

Hold the line, please. / Just a moment. でも同じです。

このフレーズは、担当者に電話をかわれる状況の時に使いましょう。

 

Please hold, I will transfer your call to ______
少々お待ち下さい。____に取り次ぎます。

※担当者のデスクの電話に取り次ぐ時のフレーズでは” transfer”を使います。

 

I will put you through ______ department.
___部署へ電話をつなぎます。

Department=部署

※担当部署に取り次ぐ時も、
担当者へ取り次ぐ際の表現や言い回しを使えるので試してみて下さい。

 

■担当者が不在の時

_______is not at his(her) desk. Should I have him(her) call you back?
___は今、デスクにおりません。のちほど彼(彼女)から折り返し電話をかけましょうか?

(このフレーズは電話対応で欠かせませんね)
 

______is out of office right now and He(She) will be back at ●.
___は今、事務所におりません。●時に戻ってくる予定です。

※外出中であることと、何時に戻るという事も伝えるのが親切です。
分からなければ外出中という事実だけでもOK


昼食でいない場合は、
___is out for lunch now.

 

出張で不在の場合は、

___ is on a business trip now and He(She) will be back tomorrow(next ●●).
______
は、現在出張中です。戻りの予定は明日(次の●曜日)です

出張=business trip

 

■伝言を受ける時

May I take your message?
Would you like to leave a message?
伝言を承りましょうか?

※伝言は、Messageという英単語を使って表現します。

 

■相手の名前を確認する時

May I have your name, please?
お名前お伺いできますか?

※聞き取れなかった時によくあるケース。
スペルが分からない場合は、How do you spell your name?

 

■相手の電話番号を確認する時

May I have your phone number, please?
電話番号を教えていただけますか?

このようなフレーズを使って相手の電話番号を再確認しましょう。

I repeat, 012-345-6789
(
繰り返します。012-345-6789)と再確認してください。

 

■担当者が他の電話に出ている時

I am sorry, the line is busy right now.
I am sorry, but he(she) is on another line.
すみませんが、他の電話に出ています。

 

■間違い電話だった時

I’m afraid that you have the wrong number.
恐らく、電話番号が間違っているかと思います。

(I’m afraid that ~/恐れ入りますが~)

まとめ

仕事の電話で気を付けることは、無駄に長引かせないことです。

簡潔に用件を伝えるように心がけましょう。

相手が不在の場合もありますが、
その時は今回お伝えしたフレーズを使って伝言を残しましょう。

折り返しの電話をいただけるように頼んでみるのもおすすめです。

こういった対応は、日本人同士の電話でも当たり前のことですよね。

言語が違うだけで伝えるべきことは同じなので、
よく使うフレーズを覚えて業務に役立てていきましょう!

 

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