英語でビジネス会議を乗り切るのは、英会話の中では比較的簡単です。

「英語」と言っても、日常英語、ビジネス英語、トラベル英語、学術英語など幾つかに大別されます。
この中では、ビジネス英語とトラベル英語が比較的マスターしやすいものです。なぜなら、自分のビジネスで使う英語というのは方向性や喋る内容、扱う単語も限定されるからです。

また、ある程度専門知識が蓄積されている場合、専門的な用語が出てくると「あっ、○○のことを話しているんだな」と想像がつきやすいものです。

英語でビジネス会議に臨むことは難易度は思っているほど高くありません。

英語でのビジネス会議を攻略する秘訣

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さて、英語で会議をする場面に出くわすということは、何かしら英語で発言することが求められます。(日本の会社では、形式的であまり意味がない会議が見られるとよく言われます。そういう形式的な会議では発言する必要はありませんが、英語での会議であれば、形式的であるものより、実践的なものの方が多くなります)

じゃあ、自分は何を発言することが求められているのか?ということです。

これをあらかじめ明確にして、その準備をすることが、
英語でのビジネス会議を攻略する秘訣です。

  • プロジェクト、研究開発の進捗を報告する
  • 交渉状況の説明をする
  • 現場での問題点を話す
  • 売り上げ、コスト管理など数字を説明する
  • これからの展望を語る

何を自分は説明することになるのか?
これを明確にしましょう。

会議である以上は、複数人が参加し、一人が独壇場で話すわけではありません。
10人いれば自分ひとりで話している時間はそれほど多いものにはならないものです。

即ち、長々と人前で話すというよりも、
簡潔に説明すべきことを説明すればいいのであり、むしろ簡潔にしなければいけません

【予め、会議で自分が話す内容が分かっている場合】

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予め、○○について報告しなさい、と上司から言われていれば、その英文スクリプトを先に作っておいて、それを覚えます。
もちろんその場で即興で話せるのであればいいのですが、英語が即座にスラスラ話せるわけではないという場合は、スクリプトを作り、覚え、自信を持ってそれを話します。

即興でできないのであればそうするしかありません。(ただ、これは根本的な解決にはならないので、日々英語 Speaking の練習はちゃんとしましょうね)

加え、自分がオーディエンスだったとしたらこういう質問をするな、、、という「想定される質問集」を作っておきます。そしてその質問集への返答も用意しておきます。

前四半期の売り上げが急激に伸びた、、、という報告を英語でするのであれば、

Our sales of the last quarter was markedly higher than the previous quarter or the same quarter from the previous year. In particular, the sales in the Southeast Asia showed a markedly sharp increase.

などと言うことになるでしょう。(準備しておきます)
これに対して、想定される質問は何でしょうか?

  • 何がその売り上げUPの要因なのか?
  • なぜ東南アジアが急激に伸びているのか?
  • 売れている特定の商品があるのか?
  • 急激な伸びといっても、具体的に何%アップか?
  • この好調を維持するにはどうすればいいと思うか?

このあたりは、聞き手側から考えると知りたい内容でしょう。当然こうした質問が飛んでくると予想されます。だからこそ予め答えを用意しておきます。

  • 何がその売り上げUPの要因なのか?

    The efficiency of our production line showed a dramatic improvement, which allowed us to produce the products much faster with markedly smaller number of defects.

  • なぜ東南アジアが急激に伸びているのか?

    Due to the efficient production, we could lower the price of the products. Since our products can out-compete our competitors' products in terms of price, people began to choose ours.

  • 売れている特定の商品があるのか?

    All the products produced in our Yotsukaichi and Shanghai factories are showing noticeable increase among other products. This support the idea that improved efficiency of the production lien was the primary cause of the sales increase.

  • 急激な伸びといっても、具体的に何%アップか?

    It depends on the region, but the sales increased by 250% in Southeast Asia, 180% in Australia, 150% in North America, and roughly 120% in South America. Please refer to this handout for details.

  • この好調を維持するにはどうすればいいと思うか?

    Since I think this increase is attributable to the improvement of our production line, it is advised that we look into our other production lines and see if we can make the production process more efficient. Whenever possible and appropriate, we should consider adjusting the price, especially if our competitors have similar products with lower price.

今回この想定質問への英文回答は10-15分程度で作りました。それほど時間がかかる作業ではありません。

もし自分で準備できない場合でも、多少作業量つんでできる人にやってもらうことで、費用対効果的には余裕をもって Pay するでしょう。

とにかく準備こそ全てです。

そして、もし日々英語のスキルアップに取り組まれているのであれば、こうした準備が自分でできるように、自分の仕事、業界で使う英語表現や専門用語をドンドン頭に入れていくことです。

 

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若干のテクニック要素ですが、予期せぬ質問をされて返答に困る、、、という事がないように、予め(例えば)「売り上げが伸びた理由」に質問が集中するようにスピーチを組むことが有効です。

「売り上げが伸びたのには幾つか考えられる要因があります。時間があればあとで詳述しますね」
There are several conceivable reasons as to why the sales increased like this.
I would explain those later if time allows.

こう言っておけば、時間が余ればこの説明をしなければいけない、して欲しい空気になります。

こうした「段取り」を含めて、やはり準備が大事です。
準備が十分なら楽勝です。

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