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【英語でビジネスレター】英文の書き方と基本のフォーマットを徹底解剖

 2015/04/29 リアル英会話
この記事は約 5 分で読めます。 26,875 Views

英文の本格的なビジネスレターの書き方はご存じですか?
ビジネス文書にはフォーマットや文例などがあり、E-Mailとは違った正式な文書の書き方になります。
ビジネス文書を作成する際に、困らないように覚えておきたいですよね。
フォーマットを順を追ってまとめてみました。

ビジネス文書の記載項目

2014020314064460[1]

ビジネス文書の書き方を項目ごと書く順を追ってまとめてみました。

Letterhead(レターヘッド)

A199_Z2[1]

会社で使う便箋には、右上に自社名・住所・電話/FAXの番号などが記載、印刷されています。
自社URL、E-Mailアドレスも記入します。
正式な文書の印象を与えてくれます。

Date(日付)

2059001-04[2]

文書を作成した日付をレターヘッドの下、または2行下に記載します。
アメリカ式、イギリス式では記載の仕方が異なるので気をつけましょう。
(表記例)
イギリス式表記  Wednesday, 10 Sep., 2014
Wed., 10 Sep., 2014
アメリカ式表記  Wednesday, Sep. 10, 2014
Wed., Sep. 19, 2014

Inside Address(書中宛先)

封筒と中の文書が別々になっても確実に相手に届くように、書中に宛先の住所、氏名、
役職を記載します。

Salutation(頭語・敬辞・呼びかけ)

DearSirOrMadam_11[1]

“Salutation”は日本語でいう「拝啓」にあたります。
会社宛の時の記載の仕方は、アメリカの場合、Ladies and Gentlemen:
イギリスの場合Dear Sirs,と書くのが一般です。
個人宛の場合は、役職、関係性によって変わります。

Subject(件名)

相手に書いてある内容が一目で分かるように「件名」を記載します。
左寄せ、中央寄せはレタースタイルによって違います。
大文字のみで記載する以外は、アンダーラインを使用します。

Body(本文)

shutterstock_172060496[1]

Subject(件名)から一行あける書き始めます。
原則
シングルスペースで書く。
パラグラフとパラグラフの間は一行あける。
本文が2ページに渡る時は、2ページ目が3、4行以上になるようにする。

分量、レイアウトを調節しましょう。
形式は、左揃えで書くblock form(ブロック式)が主流です。



Complimentary Close(結語・結辞・結び)

Sincerely%20Yours[1]

“Complimentary Close”は日本語でいうと「敬具」にあたります。
本文から1行あけて書きます。

Signature(署名)

Detail view of the signature box of a contract with a pen.

“Complimentary Close”と頭の位置を揃えて、差出人が自筆のサインをします。

sender/addresser (差出人)

Signature(署名)は自筆では判読不可能な時があります。
次の行に活字でタイプアウトします。
い日本人の場合は、名前で男女の区別がされにくいので、(Mr./Ms.)カッコを使って記載してあげると分かりやすく、親切です。

Identification Initials(レファレンス・イニシャル/IDイニシャル)

“Identification Initials”は、手紙に対する責任の所在を明確にするためのものです。
署名者とタイピストのイニシャルを記載します。
記載の仕方は、最初に署名者のイニシャルを大文字でタイプ、(:)コロン、スラッシュ(/)の後にタイピストのイニシャルを記載。
書き手自身が作成、タイプした時は記載する必要はありません。

Enclosure/Attachment(同封物)

004[1]

同封物がある時は、イニシャルの下にEnc.,/Enclosure,/encl./Attachmentと書き、(:)
の後に同封物を明記します。

cc:/CC /Copy to(写し≪Copy≫送付先)

cc/CC は、カーボン・コピー(carbon copy)をとっていた時代の名残で、現在ではコピーのことを指します。アメリカでは、Copy to (:)コロンの後に送付者、先を書きます。
bcc(blind carbon copy)は、無記名のコピーを指します。

P.S./PS (追伸)

P.S./PSはご存じの方も多いでしょう。
手紙の末尾に記載する「追伸」にあたります。
準備不足なイメージを与えてしまうので、正式なビジネスレターでは余り使わない方が
よいかと思います。

ビジネス文書フォーマット

03[2]

 

 
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いかがでしたか?
ビジネスレターですから、E-Mailで送る文章とは違いますよね。
形式、レイアウトは一度覚えて、何度も文書を作る間に慣れてくるでしょう。
大切なのは、内容、本文で必要な情報が分かりやすく、簡潔な文章にすることも大切です。
そして、失礼のないような丁寧な表現を心がけましょう。

 

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カリフォルニアのカレッジを卒業後、貿易会社に就職。
アメリカで初めての社会人生活に奮闘中・・・。
特技はサーフィン・サルサダンス・ピアノ

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