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<ビジネス英会話のポイント>突然英語でかかってきた電話に対応

英会話でも難しいと言われる電話での英会話。

相手の顔や表情が見えない分、言葉以外でのコミュニケーションが全く使えないので、声のみが鍵になってしまうのです。

海外の会社に就職したいという方や海外出張などビジネスシーンでも電話対応は必須になります。

外資系の会社に勤める方は日本にいても英語で突然電話がかかってくるかもしれません。慣れないうちはどうしてもアタフタ…ドキドキと頭が真っ白になってしまうこともあるでしょう。

そんな英語での電話対応を慌てずにこなすためには、どのようにしたらよいのでしょうか。 

Point.1 落ち着いて、ゆっくり話す!

会社にかかってきた電話で、突然英語が聞こえてきたら…。
慌ててしまって、きちんと対応することができなくなってしまう事も多くあります。

英語だ…と分かった瞬間に慌て過ぎてしまい、保留にするのも忘れてしまうケースもあるのです。

まずは慌てないことが大切です。

電話の相手の英語を話すスピードが早口でも、落ち着いて会話をしましょう。あえてゆっくり話すことで、電話の相手は英語力があまり高くないと受け取り、分かりやすく話してくれることもあります。

自信がない分、綺麗に発音しようとしたり、相手につられて早口になると、相手も英語がOKなんだ!と思い、ますます話すスピードが早くなってしまうことにもなりかねません。

そうなってしまうと、自分がどんどん焦ってしまい悪循環になりかねません。

落ち着いてゆっくり英語を話すと、相手も合わせてくれるので「英語が聞き取りやすくなる」ことがあるという事を心得ておくようにしましょう。

落ち着いてゆっくり話すという簡単なことが、とても使えるテクニックになります。

近年では国内の中小企業であっても、突然海外の企業から問い合わせの電話がきても珍しいことではないのです。

ビジネスチャンスにもなる機会を逃さないためにも、英語での電話対応をこなす準備をしておきたいですね。

Point.2 自信がない時はできる人に代わる

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自分の英語での電話対応にどうしても自信がない場合には、会社のイメージを損なわないためにも英語が話せる人に代わるという表現くらいは覚えておきましょう。

そのフレーズもとっても簡単です。

I’ll get someone who speaks English.
英語が話せるものに代わります。

と説明したり、担当者に代わりますなどとはイチイチ言わないことが多いので、

Wait a moment please.
Hold on please.

だけでそのまま繋ぎましょう。

全く英語が分からない場合でも焦る必要はありません。
Wait a moment ~が1番簡単ですし、発音にも困らないので覚えておきましょう。

このフレーズで十分に対応ができます。

Point.3 対応マニュアルを準備しておこう

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突然の英語電話対応では、慌てずに落ち着いて…と言っても、やはり焦ってしまうことがあるかと思います。

そんな時のために役立つのが、電話対応のマニュアルです。

電話で使わる英語フレーズをまとめて用意しておきましょう。
慣れない間はマニュアルを持っておくと落ち着いて対応することができますので、心強い味方となってくれます。

また、そのマニュアルに書いてあるフレーズ、電話で使われる一般的なフレーズや受け答えなどの表現は暗記、声に出して練習をしておきましょう。

日頃から練習をして暗記をして準備をしておくことが大切です。

ビジネスシーンでの英会話は、いくつかの決まった表現が多いので丸暗記でも意外と功を奏してくれます。

基本的なパターンに慣れたら、応用の表現、気になる英語表現を覚えていくことも大切です。

Point.4 英語の発音力

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電話では相手と直接顔を合わせることがありませんから、「発音」が重要な要素にもなります。

電話は音だけが頼りです。

実際の英語の音は、日本語の音とかけ離れているのです。

ひとつひとつの音をしっかりマスターしておきたいところです。
相手にとって、聞き取りやすい、正確な英語の発音は身につける必要があるでしょう。

使える英語表現を覚えて、正確な発音をすることができるようになれば、英語の電話対応に身構えることはなくなります。

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まとめ

慣れないうちや英会話に自信がないうちは電話がかかってくるとドキドキして、頭が真っ白になってしまうこともあるでしょう。

まず落ち着くこと、マニュアルを用意したり、日頃から受け答えを口に出して練習しておくことなどが大切です。

また、分からない事は正直に分からない、もう1度言って下さいなど伝えることはとっても大切です。分かったフリなどをして会話を進めるようなことがないようにしましょうね。

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