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英語のビジネス電話対応【すぐに使える定番フレーズ集】

リアル英会話
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英会話に慣れていない方、また英会話を勉強中の方にとって、仕事で突然に英語での電話がかかってきたら緊張してしまいますよね。
英語の電話が掛かってくると分かっていれば、心の準備もできますが、事前に分からないものだから困ってしまいます。
落ち着いて考えれば簡単に言えるフレーズも、焦ってしまうと頭は真っ白になってしまいます。

今回は、突然の英語の電話に対応する時に使えるフレーズを紹介します。

プリントアウトやメモなどをしてデスクのすぐ出せる所に置いておけば、突然の英語での電話にも落ち着いて対応できるので参考にしてみてくださいね。

~英語の電話対応~使える定番フレーズ

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■英語が話せる人につなぐ

自分で対応することができないので、英語が話せる人に代わる場合もあるでしょう。
電話に出て、英語が聞こえた瞬間にいきなり保留にするわけにはいきませんね。英語が話せる同僚につなぐための電話対応フレーズを。

My English isn’t very good(strong).
英語が得意ではありません。
I’ll get someone who speaks English.
英語ができる人に代わります。
Please hold.
(One moment please./ Could you hold for a moment(second)?/ could you please hold?)
少々お待ち下さい。

大切なのは、~するので少々お待ち下さい。と伝えて保留にすること。

■自分で応対~電話に出る時~

Thank you for calling.
お電話ありがとうございます。

XYZ Trade. This is ________ speaking.
XYZ Trade の____です。

How may I help you?
ご用件はなんでしょうか?

May I ask who’s calling, please?
どちらさまですか?

Who would you like to speak to?
誰にご用でしょうか?

「お電話ありがとうございます。」は、Good morning/afternoon. Hello.でもよく代用されています。
もっとシンプルに言うなら、
XYZ Trade. This is ________ speaking.
XYZ Trade. How may I help you?
という電話の出方もよく使われています。

■自分で応対~聞き取りにくい・聞き取れない時~

Could you say that again?
もう1度お願いします。

Could you please speak a little slower?
Could you speak more slowly, please?
もう少しゆっくり話してもらえますか?

Could you please speak a little louder?
Could you speak up, please?
もう少し大きな声で話してもらえますか?

Pleaseは、Could youの後ろでも文末でもOK。

■担当者につなぐ時

I’ll put you through.
I’ll transfer you.
おつなぎします。

I’ll put you through to Mr.(Ms.)______.
____におつなぎします。

I’ll put you through to the _______ department.
_______部門におつなぎします。

Please hold.
(One moment please./ Could you hold for a moment(second)?/ could you please hold?)
少々お待ち下さい。

■担当者が電話に出られない時

He(She) is not available right now.
____は、ただいま電話に出られません。

He(She) is not at his/her desk at the moment.
____は、ただいま席を外しております。

He(She) is out of the office at the moment.
____は、ただいま外出しております。

He(She) is on another line right now.
____は、他の電話に出ております。

He(She) is in a meeting right now.
____は、ただいまミーティング中です。

He(She) will be back in an hour.
____は、あと1時間で戻ります。

He(She) is not in today.
____は、本日不在です。

He(She) has left for the day.
____は、すでに帰宅しました。

担当者が出られない時、日本語だと「あいにく~」と言いますよね。
英語でも文章の文頭にI’m afraidを付けると同じニュアンスを表現することができます。

担当者が出られず、相手にどうしたいか尋ねたい時の表現は、

Should I have him/her call you back?
折り返しお電話させましょうか?

Could you call back later?
後でかけ直していただけますか?

Would you like to hold?
このままお待ちになりますか?

もし後でこちらからかけ直します。
と言われたら、
I’ll tell him/her you called.
お電話頂いたことをお伝えしておきます。

と一言添えられると相手も安心ですよね。

■伝言を預かる時

Would you like to leave a message?
伝言承りますか?

May I have your name again?
お名前をもう1度いただけますか?

How do you spell your name?
Could you spell your name please?
スペルを教えてもらえますか?

May I have your phone/contact number?
電話番号をいただけますか?

May I ask what company you are calling from?
May I ask what company you are with?
Where are you calling from?
会社名をいただけますか?

May I have your email address?
メールアドレスをいただけますか?

Let me repeat your information to make sure I got it right.
確認のため復唱します。

I’ll make sure he/she gets the message.
伝言、必ずお伝えします。

電語を受けるとなるとハードルが高くなると感じますが、実際に経験をして慣れるのが1番の方法です。
相手の言っていることが分からなければ、もう1度言って貰えますか?などのフレーズを活用してトライしてみましょう。
最後に必ず伝言お伝えします。と添えればバッチリ!



■スペル確認に使えるフォネスティックコード

名前のスペルなどを確認する時に、「MとN」「TとD」など聞き間違える可能性もあります。
国際的に定められた“phonetic alphabet”(フォネティックコード)を利用すると確実に確認することができます。

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このコード表もプリントアウトしておくと、いざという時に慌てなくて済みますし、自信を持って応対することができますね。

英語の電話対応のポイント

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フレーズを紹介しましたが、英語でのビジネス電話対応での気を付けたいことをチェックしておきましょう。
難しそう…というイメージをお持ちの方も多いのではないでしょうか?
難しくはなく、3つのポイントを押さえておけば、使われるフレーズのバリエーションはそんなに多くないので大丈夫!

Point.1 ハッキリ・ゆっくり話す

発音より、何よりハッキリとゆっくり話すことが大切です。
英語に自信がないと、つい小声でモゴモゴしてしまいがちになりますが、電話では相手の顔が見えないので、相手方にとっても言っていることが非常に聞き取りづらくなってしまいます。

発音にこだわるより、自信がなくてもハッキリ話すことを意識することで伝わりやすくなります

そして、ゆっくり話すことも大切です。
電話対応のフレーズを何度か使ううちに、自然にスッと口から出るように慣れてきますが、あまり早口に話してしまうと、相手に「英語が話せる人だ!」と思われ、ナチュラルな早さで返してきます。
英語の聞き取りに不安な場合は、あえてゆっくり話すように意識してみましょう。

Point.2 丁寧さを表す単語

日常会話とビジネス英会話の違いは、表現の丁寧さが挙げられます。
言葉のチョイスによって、相手に与える印象が変わってきます。
例えば、”What’s your name?”と日常会話でいう場面でも、フォーマルなシーンでは” Could you”や”May I”、 “please”を使うだけで丁寧なニュアンスになります。

Point.3 日本語との違い

日本でのビジネスシーンや日常会話でも必ず使われる「お世話になっております。」という表現。
英語にするとなんて言うのか…これに当てはまる英語表現はありません。

日本語では謙譲語、尊敬語を使い分けますが、英語はシンプルなのです。
日本語の表現を英語にしようとはせず、英語での言い方を身につけていきましょう。そうすれば、対応もスムーズになり、伝わりやすくなります。

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それぞれのパターンで他の表現方法もあるのですが、丁寧で無難な言い回しをご紹介しました。
パターンがあるものは、全て覚えなくても自分が1番覚えやすいものを1つ覚えておくといいでしょう。

英語での電話応対のポイントは、最初にお伝えした通り「ハッキリとゆっくり話すこと。」です、
最初は誰でも緊張してしまったり、聞き取れなかったりと失敗、ミスをすることはあります。電話応対の上達は経験をして慣れるしかありません。
紹介したフレーズとコードを準備しておき、また練習してみてください。

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カリフォルニアのカレッジを卒業後、貿易会社に就職。
アメリカで初めての社会人生活に奮闘中・・・。
特技はサーフィン・サルサダンス・ピアノ

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