1. TOP
  2. 英文メール
  3. いざ、仕事で英語を使うための基本ポイント4つ!

いざ、仕事で英語を使うための基本ポイント4つ!

 2015/04/02 英文メール
この記事は約 8 分で読めます。 2,107 Views

みなさん、仕事で英語を使う必要に
迫られたことはありますか?

一口に「仕事で英語が必要」といっても、
大きく分けて2種類ありますね。

クライアント、つまり対外的に英語で接しなくてはならない場合。
同じ側の人間、同じ社内の人間だけれども英語しか通じない相手と接する場合。

この差は非常に大きいです。
私の場合はどちらも経験がありますが、やはり後者の方が圧倒的にラクです。
なんといっても気の使い具合が全然違います。
それから皆さん、無意識かもしれませんが、企業文化って絶大です。
その会社内だけでは当然と思われている文化や用語、仕事のやり方、
これって意外と他の会社の人には通用しません。
これを共有できているだけでも話もスムーズ、かつ早く進みます。
転職経験がない人には、この辺りは分からないかもしれません。

一方、対クライアントとなると、しかもそれがもし初取引の相手の場合、
まさに未知の生物です。
そもそもこちらに友好的な印象を持っているのかいないのか、
それだけでも天地の差があります。
もしこちらから営業を仕掛けているような場合、
きっと生半可な英語でなんて話したら、その時点で門前払いです。

さあここで、明日からあなたは日本語が理解できない人と
一緒に仕事をしなくてはならないとしたら、どうしましょう?
少しだけ、ポイントをお話しします。

極力、電話は避ける

Beautiful young businesswoman working in office

同じ時間枠、空間の社内にいて、
面と向かってやり取りできる場合は特に問題はありません。
かなりブロークンな英語でも、最悪単語レベルでも、
その他の表情や身振り手振りなどの視覚情報も手伝って、
お互いに歩み寄り理解できるからです。

でも、同じ社の人間であっても、相手の配属先が海外だったりして、
お互いにお顔を合わせてやり取りできない場合、
これはなかなか手ごわいです。
相当英会話に自信がある人でも、大事な仕事の話の際には
できれば電話は避けた方がいいでしょう。
また時差の関係からやむを得ずやり取りがメールになる場合も多いですね。

どちらか、または場合によっては双方にとって、
英語が母国語でない場合、余計なトラブルを避けるためにも、
メールで確実にやり取りし、証拠を残した方が賢明です。
後々やり取りを見返せるというメリットもあります。

あともう一つ、メールをお勧めする理由、それは相手の状況が見えないからです。
もしかしたら今、まさに最優先させるべき仕事に
取り掛かろうとしているところかもしれません。
暢気に片言英語で電話なんて迷惑千万です。
無理に電話でやり取りして、結局きちんと理解できなかったり、
誤解してその誤解に気付かないまま話が進んでしまって
大きなトラブルになってしまったりする可能性大です。

本当に急を要して、まさに今、何か行動してもらう必要があるような用件以外は、
基本的にメールでしましょう。
それは時差の影響をほとんど受けないアジア圏にいる相手にでも、同じことです。
余計な混乱やトラブルを避けるためです。

英語発想で書く

メール

そうなるとここで必要となってくるのは、英語で書く力です。
書く力自体は日本人の場合、
潜在的には意外とあるのではないかと私は思っています。
ただ、英語らしく英語発想で書く、
これはある程度習得する必要があるかもしれません。
日本語発想のままそれを英訳して文章を書くと、
それを受け取った外国人は「で? 何がいいたいの?」と感じ
イライラしてしまうでしょう。
それくらいに日本語は遠回しで、回りくどい場合も多く、
さらに最後まで読まないと本来の意図が掴めなかったりする言語です。
ここは英語発想に切り替えましょう。
結論から先に、的確にわかりやすく書きましょう、いうことです。
何をどうしてほしいのかをまず伝え、詳しい経緯や説明は後からです。

書き出しは大抵、
Mary,
Hi Mary,
などと、気さくな感じで、そして即本題突入です。
あくまで私の経験ですが、同じ社の人間同士の場合、
英文メールの書き方などの本に載っているような大げさな表現や、
余分な季節のあいさつ的なものには一切出会いませんでした。



締め切りは明確に

clock

さらに期限のある事柄なら具体的にいつまでに必要か、
これも欠かせません。
中途半端に「来週半ばまでにはできていると助かります…」というような
いかにも日本人的な曖昧な言い方は避けましょう。
相手が日本人ならそれでも問題ないかもしれません。
でも相手が外国人なら、何月何日、何時までにこちらに到着、
というように、確実に指定します。
時差のあるところの人とのやり取りの場合は特に締め切りには注意が必要です。
どのタイムゾーンで何時なのかを必ず指定しましょう。
例えば東京時間の15時なのか、ニューヨーク時間の15時なのか、ということです。
そして確実に「その条件で依頼した、請け負った」ことを双方で確認しましょう。
あとこれは少し嫌な言い方になってしまいますが、
日本人よりも海外の人は時間にルーズな人が多い印象です。
もちろんみんながみんなというわけではありませんが、
日本人スタンダードを当然と思っていると痛い目に合います。

緊急の用件のとき

URGENT 
急ぎの用件のときは件名の初めと本文の初めに大文字で目立つように書きます。

ASAP 
as soon as possibleの略で、エイサップと読みます。
本文中に大文字で入れて急ぎであることを強調します。

締め切り表現の例

I need to receive it by March 30, 15:00, Tokyo time.

This is due on March 30, 15:00, Tokyo time.

Is it possible for you to finish this by March 30, 15:00, Tokyo time?

一向に返信がないときの例

RESEND
件名の初めにつけます。

Have you received this?
そもそも届いてる?の確認です。
元メールの先頭にこの一文を足して再送します。

Please get back to me on this.
この件、どうなってる?というような感じです。

誠意を尽くしフェアな態度

kansya

万一締め切りが守られなかった場合に、
後から言い逃れできる余地は極力なくしておきます。
これは大前提です。
でもそれ以外は、こちらもできるだけ誠意をつくし
フェアでオープンな態度を心がけましょう。

英文メールの場合、最後の締めくくりには、
メールを受け取ったこと自体を確認してもらうこと、
締め切りを了解してくれたことの確認はもちろんですが、
それ以外にも、相手への感謝の言葉や、
分からないことがあったら何でも聞いてね、というような
こちらからの歩み寄りの一言は欠かせません。

なんとでもいいようはありますが、いくつか例を挙げておきます。

確認の例

Please confirm the due.
締め切りの確認

Please confirm the deadline.
締め切りの確認

Please confirm your receipt.
受け取りの確認

歩み寄りの表現の例

If you have any questions, please let me know.

Hope I made myself clear enough, but if not, just let me know.

Email me if you have anything.

Let me know if you have anything.

Please don’t hesitate to contact me if you have any questions.
堅い表現です。

締めの表現の例

Best Regards,
ちょっとあらたまった感じです。

Regards,

Thanks,

Thanks as always,

Thanks for your hard work,

などなど。
で、次の段にあなたのファーストネームです。

 

[blogcard url=”http://eigo-tatsujin.net/method/7443/”]

[blogcard url=”http://eigo-tatsujin.net/phrase/19177/”]

[blogcard url=”http://eigo-tatsujin.net/mail/18295/”]

例を挙げだすときりがありませんね。
相手との関係や、その時のシチュエーションによっても
全然違ってきます。
あくまで参考程度に見ていただけると嬉しいです。
初めのうちは畏まってぎこちないやり取りをしていても、
お互い人間ですから、回数を重ねるうちにだんだんと気心が知れて
信頼関係が生まれてきます。
そうなると自然と柔軟でフレンドリーなやり取りに移行していきますから
安心してください。

以前の職場で、私が朝出勤すると、ニューヨークオフィスの人は
まだ残業中なんてこともよくありました。
「まだいるの?もう帰って寝なよ!東京はもう朝だよ!」なんてやり取りも
よくしていました。
懐かしいです。
少しでも皆さんのお役に立てれば幸いです。

\ SNSでシェアしよう! /

英語の達人の注目記事を受け取ろう

この記事が気に入ったら
いいね!しよう

英語の達人の人気記事をお届けします。

  • 気に入ったらブックマーク! このエントリーをはてなブックマークに追加
  • フォローしよう!

ライター紹介 ライター一覧

tutudorin

tutudorin

15才でアメリカに魅了され、以来、ずっと英語と共に生きてきました! 中でも手軽に読める洋書が好きで、ぜひ「簡単で使える英語」を皆さんにご紹介できればと思っています。現在は神奈川在住で男児3人のママです。

この人が書いた記事  記事一覧

  • 歓迎会シーズン到来!英語でスピーチをする前に必ず読むべきポイント6つ

  • いざ、仕事で英語を使うための基本ポイント4つ!

  • これから英語の多読をスタートする人におすすめ洋書選びポイント6選

  • 英語の多読に挫折した人におすすめな心得5つ【洋書好き必見】

関連記事

  • 意外と知らない!?英文メールの必須のルール5選!

  • 英語で年末年始の会社休暇期間『New Year Holiday』案内メール例文

  • Happy New Year!新年の幕開けを英語でお祝いする挨拶フレーズ集

  • ビジネスシーンで使える【英文Eメール】定型文・例文まとめ

  • 英語で「暑中お見舞い申し上げます。」を表現するには・・・?

  • 英文法が苦手な人のためのライティング必須ツール【Grammarly】について