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ビジネスシーンで使える【英文Eメール】定型文・例文まとめ

英語でビジネスメールを送る時に、いざ書こうとすると冒頭部分から「何と書き出せば良いだろう。」と悩む方もいるのではないでしょうか。
まだビジネスシーンで使うことがない人も、これからいつ機会があるか分かりません。
友人とのメールとは違って、表現もフォーマルになるので定型文を頭に入れて置くとよいかもしれません。
英語のビジネスメールの定型文と例文をまとめてみました。

宛名の敬称

imgb0007[1]

Dear Mr. Smith, →「スミス様」男性
Dear Ms. Smith, →「スミス様」女性

担当者に対して

i-quit-my-job[1]

Dear Sir, →男性1名を想定した場合
Dear Sirs, →男性複数に対して
Dear Madam, →女性1名を想定した場合
Dear Madams, →女性複数に対して

Dear Sir/Madam, →男性か女性か分からない場合
Dear Sirs/Madams, →複数ですが、男性か女性か分からない場合

各部署へ

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Dear customer service, →「カスタマーサービス御中」
Dear sales representative, →「販売担当者様」

Dear Dr. Tanaka, →「田中博士様」
(PhD の保持者や医師に対して使う。この場合男女は関係ない)

~さんへ

Dear ファーストネーム, →「~さん」
Dear を省略して、Mr. Smith, と書くことも多く見られます。

自己紹介

f838fb26[1]

メールを送る相手が初めてな場合は、簡単な自己紹介を書くのが良いでしょう。
どんな人からのメールかを示したほうが、相手も安心します。
商品の問い合わせなどの時は必要ないですが、メールの内容によって簡単な「自己紹介」を添えましょう。

My name is ○○ and I am a researcher at XYZ.
→私の名前は○○です。私はXYZの研究者です。

My name is ○○ and I am in charge of ~ at XYZ.
→私の名前は○○です。私はXYZで~の担当をしています。

My name is ○○ and I work at XYZ.
→私の名前は○○です。私はXYZで働いています。

○○会社で~を担当しています。と紹介すると相手も分かりやすいですね。

My name is Sarina Hayasi and I am sending you my resume.
→私の名前はハヤシサリナです。履歴書を送信いたします。

冒頭の挨拶

hello2[1]

相手が初めてではなく、知り合いにメールする場合は自己紹介は必要ないので、
挨拶を入れても良いと思います。
How are you?
→お元気ですか?

How is ○○ going?
→○○はどうですか?

How is the XYZ project going?
→XYZプロジェクトはどうですか?

How are you doing in the new office?
→あたらしい事務所はどうですか?

I hope this email will find you well.
→お元気でお過ごしのことと思います。
冒頭でよく使われる表現です。

thumbs-up-hands-1024x641[1]

I hope ○○ is going well.
→○○が、うまくいっていると良いのですが。

I hope you are doing well in the new environment.
→新しい環境でうまくやっていると良いのですが。
I hope you enjoyed the summer holidays.
→夏の休暇を楽しまれているといいのですが。

「I hope~」は日本語だとネガティブなニュアンスに聞こえますが、
英語では自然な響きの表現です。

I haven't seen you for a long time.
Long time no see.
→お久しぶりです。
会話表現でも一般的に使われているのですが、カジュアルな表現なのでフォーマルなメールには向いていない表現です。親しい友人に使いましょう。

I am sorry for my delayed reply.
→お返事が遅くなりすみません。

メールの目的を説明

The reason why I am writing this email to you is I'd like to ~.
→私がこのEメールを書いた理由は~をしたいからです。
The reason why I am writing this email to you is I'd like to ask some questions about ~.
→私がこのEメールを書いた理由は~についていくつか質問をしたいからです。
I am emailing you because I'd like to ~.
→私は~がしたいのでEメールします。

添付ファイル

attachment-file-button_318-31417[1]

Attached is ~.
I have attached ~.
→~を添付しました。

Attached is a report on the new product.
→新商品のレポートを添付しました。
Attached please find specifications for the PMI project.
→PMIプロジェクトの仕様書を添付しました。
I have attached a new catalog of our latest products.
→弊社の最新の製品のカタログを添付しました。
Attached to this email, please find the revised contract.
→更新した契約書を添付いたしましたので、ご覧ください。

感謝を表すフレーズ

thank-you-very-much-thank-you-very-much-graphic-for-share-on-hi5[1]

Thank you very much for ~
→~ありがとうございました。

Thank you very much for your email.
→Eメールありがとうございました。
Thank you very much for sending me the presentation file.
→プレゼンのファイルを送って頂きありがとうございました。
Thank you very much for your help.
→助けてくださりありがとうございました。
Thank you very much for helping me on the project.
→例のプロジェクトで私を助けてくださりありがとうございました。

Thank you for sending me ...
送信してくれたことに感謝と受け取りの確認を伝えることができます。



冒頭にも使える感謝のフレーズ

Thank you very much for your patronage.
→ご愛顧いただきありがとうございます。
Thank you very much for your inquiry.
→お問い合わせ頂きありがとうございます。
Thank you very much for your interest in our product.
→弊社の商品にご興味をお持ちいただきありがとうございます。

質問したい時のフレーズ

question mark with speech bubles, vector on the abstract background

Please let me ask some questions about ~.
→~についていくつか質問させてください。

I have questions about the software.
→私はそのソフトについて質問があります。
Please let me ask some questions about the specifications of the product.
→製品の仕様についていくつか質問させてください。
I'd like to know more about the software.
→私はそのソフトについてもっと知りたいです。

I'd appreciate it if you could answer the following questions.
→以下の質問にお答えいただけるとありがたいです。(丁寧な表現)
I am looking forward to finding out more about your research.
→「あなたの研究について、もっとお聞かせいただけることを楽しみにしています。

送って下さい

Please send me information on ~.
→~についての情報を送ってください。

Please send me the invoice by the end of the month.
→月末までに請求書を送ってください。
Please send us the presentation file by Wednesday.
→水曜日までにプレゼンのファイルを送ってください。
Please remit the application fee by Dec. 1.
→12月1日までに申込料を振り込んでください。
Please send us your technical proposal by Dec 5.
→技術提案書は12月5日までに送ってください。
Please send me the itinerary by Jan. 15.
→旅行日程は1月15日までに送ってください。

受け取りについて

mzl.qfaxwpmp[1]

I received the file.
→ファイルは受け取りました。
I received the package yesterday.
→昨日、荷物を受け取りました。
I have already received the file.
→既に例のファイルは受け取りました。
I received the file but I could not open it. Please send it again.
→ファイルは受け取りましたが、開くことができませんでした。もう一度送ってください。

Thank you for sending me the contract.
→契約書を送っていただきありがとうございます。
感謝を表すフレーズでも紹介したのと同じく
感謝することで受け取りも確認できるフレーズ
です。
Thank you for sending me ... を使う時は、I received ... という表現は要りません。

I still haven't received ~.
→私は~をまだ受け取っていません。

I still haven't received your product.
→私は御社の製品をまだ受け取っていません。
I still haven't received the file.
→私はそのファイルをまだ受け取っていません。

送信側の時のフレーズ

I sent money from a Japanese bank today.
→本日、日本の銀行からお金を送りました。
We have already sent you the product.
→当社は御社に製品を既に送りました。
I sent you the invoice today.
→本日、私は御社に請求書を送りました。
I emailed you the invoice yesterday.
→本日、私はあなた(または、御社)に請求書を電子メールで送りました。

~してください

Please let me know if you can ~
→~かどうか知らせてください。
Please let me know if you can attend the sales meeting.
→営業会議に出られるかどうか知らせてください。
Please contact me by the end of the month.
→月末までに私に連絡をください。
Please send us the invoice by Friday.
→金曜日までに請求書を送ってください。

It would be nice if you could ~.
→~していただけるとうれしいです。
丁寧な表現です。
It would be nice if you could pick me up at the airport.
→空港まで迎えに来ていただけるとうれしいです。

~かどうか教えて下さい

sa_gpfp02Image20081111051933[1]

Let me know if you can ~.
→~できるかどうか教えてください。
Please let me know when is convenient for you.
→いつが都合良いかお知らせください。
Let me know what you think about the plan.
→その計画についてどう思うか教えてください。
Let me know if you can come pick me up at the station.
→駅まで私を迎えにこれるかどうか教えてください。

質問があったら

Please feel free to ask me any questions.
→質問があったらなんでもどうぞ。
Should you have any questions, don’t hesitate to contact us.
→ご質問がございましたら、お気軽に当社にご連絡ください。

返事について

reply-97622_640[1]

Please reply by 3:00 tomorrow.
→明日3時までに返事をください。
Please reply as soon as possible.
→できるだけ早く返事をください。
I would appreciate your prompt reply.
→すぐお返事いただけるとありがたいです。
この表現は控えめで丁寧です。

 

I am looking forward to hearing from you.
I look forward to hearing from you.
→「お返事お待ちしております。」
I am looking forward to hearing from you soon.
→早急なお返事をお待ちしております。

Hope to hear from you soon.
→すぐに返事をくれたらいいな。
カジュアルな表現なので、友人や親しい人に向けて使います。

結びの言葉

Regards, / Best regards,
→知っている相手に使う、メールで一般的な結辞
Sincerely, / Yours sincerely, / Sincerely yours,
→知らない相手にも使う少しフォーマルな結辞。
Dear representative, などと始めた場合の結辞は Sincerely 系。

Truly yours, / Yours truly, / Very truly yours,
→フォーマルな表現
Faithfully yours, / Yours faithfully,
→Dear Sir, や Dear Madam, (相手の名前がわからない場合)で始めた場合に使うフォーマルな表現。

Respectfully, /Respectfully yours, / Yours respectfully, / Very respectfully yours,
→とてもフォーマル

Thanks,
→このように終わる事もあります。

 

 

いかがでしたか?
ビジネスで使うメールの定型文、例文をご紹介しました。
顔の分からない相手、初めての相手にメールを送る機会もあるでしょう。
紹介した例文を参考にして、メールを作ってみてはいかがでしょうか。
メールを送る相手によって、表現が変わったりしますので注意しながら失礼のないようにメールを作りましょう。

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