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もう返信には困らない!コピペで使える英語メール定型文90選

 2015/02/06 英文メール
この記事は約 15 分で読めます。 164,033 Views

言いたいことは書けるけど、
本当にこの表現でいいのかなぁ・・・
なんてことありませんか?
そんな英語に苦戦しているビジネスパーソンの方々に、
少しでも早く英文メールの返信をしていただけるよう、
そのまま使える例文集をご紹介します。

私も、アメリカのIT企業に勤務していた頃、ネイティブスピーカーへのメールに悩み、
マネージャーに罵倒される辛い日々を過ごしていました。

始めは定型文コピー&ペーストし文をつなぎ合わせたり、内容だけ少し変えていきます。
しばらくこれを繰り返すとお決まりのフレーズを覚え、文章の関連性がわかってきます。

最終的に英語力も高まり、自信を持って英語の読み書きができるようになって いただきたいです。

件名の書き方 (英語で件名はSubjectといいます)

eyes0907

件名は簡潔に!さらに日付を付けるとわかりやすい場合もあります。
タイトルが不鮮明だとそれだけでメールを読んでもらえなくなってしまう可能性があります。

Schedule Confirmation for Oct 20th
10月20日のスケジュールの確認

Deadline for Project Requirement Analysis
プロジェクト要件定義の締切

Minutes of Initial Meeting on December 2nd
12月2日、初回会議の議事録

Invitation for Feb 10th Conference Call
2月10日電話会議の招待

Urgent Request Concerning Your Invoice
請求書に関しての緊急のお願い

Question about type of payment
支払い方法についての質問

メールの宛名の書き方 (英語で件名はSalutationsといいます)

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下記ではあらたまった丁寧な例文を紹介しておりますが、親しい相手にはDearを使わず
「Steve」「Ms. Smith」など、直接名前ではじめるのが一般的です。

Dear Mr. 男性の苗字,
~様(男性に対して)

Dear Mr. Williams,
ウィリアムス殿(男性に対して)

Dear Ms. 女性の苗字,
~様(女性に対して)

Dear Ms. Smith,
スミス様(女性に対して)

<特定の部署に送る場合>

Dear Customer Service,
カスタマーサービス御中

Dear Sales Manager,
営業部長様

<案件の担当者が不明な場合は>

To whom it may concern,
関係当事者様 (この場合Dearはつけません)




挨拶、自己紹介

856

My name is Yuuki Ueno and I work at ◯◯.
私の名前は上野ゆうきです。私は◯◯で働いています。

My name is Yuuki Ueno and I am a software engineer at ◯◯.
私の名前は上野ゆうきです。私は ◯◯でソフトウェアエンジニアをしております。

My name is Yuuki Ueno and I am responsible
for smartphone apps development at ◯◯.
私の名前は上野ゆうきです。私は◯◯でスマホアプリ開発の担当をしています。

My name is Yuuki Ueno and we met last week at an event.
先週のイベントで知り合った上野ゆうきです。

My name is Yuuki Ueno and I am a colleague of Justin Rodrigues at ◯◯.
◯◯社、ジャスティンロドリゲスの同僚の上野ゆうきです。

自分の上司、同僚、部下を紹介する

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下記のようにI would like to introduce my (manager/colleague/subordinate)
(manager/colleague’s/subordinate’s name).という順番であなたの会社の人を紹介いたします。

Thomas, I would like to introduce you to my manager, Mr. Ichiro Sizuki.
トーマス、私のマネージャー、鈴木一郎を紹介させていただきます。

ありがとうございます

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Thank you very much for ~
~ありがとうございました。

Thank you very much for your reply.
お返事をいただきありがとうございました。

Thank you so much for providing me with such a great opportunity.
貴重な機会を頂きましてありがとうございます。

Thank you for taking your time to meet with us today.
本日は私どものためにお時間をとっていただきましてありがとうございます。

I appreciate you arranging your schedule.
スケジュールを調整してくれてありがとうございました。

Thank you very much for visiting our office yesterday.
昨日は、ご訪問いただきありがとうございました。

I appreciate your quick response.
迅速なお返事をいただきどうもありがとうございました。



目的を説明する

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The reason I am writing this e-mail to you is because I would like to know
your availability for next week to schedule a meeting.
ミーティングを設定するために来週のご都合を伺いたく、メールさせていただきました。

The purpose of this e-mail is to ask some questions
about your current accounting system.
貴社の現状使用している会計システムについていくつか質問をしたく、
メールさせていただきました。

I am writing this e-mail to follow-up on what we discussed at the meeting.
会議で話した内容のフォローアップについてのメールになります。

I would like to ask you about status of my request.
私の要望についての進捗状況を伺いたいです。

良いニュース

Good news and bad news post it

We are happy to inform you that~
~をお知らせできることを嬉しく思います。

We are glad to inform you that we received your payment.
貴社からのお支払いを受け取りましたことをお知らせいたします。

We are pleased to inform you that we will accept your offer.
貴社の提案を採用することをお知らせいたします。

悪いニュース

Good news and bad news post it

We are sorry to inform you that~
~をお知らせするのは大変恐縮ですが。

We are sorry to inform you that the item you ordered is temporary out of stock.
大変申し訳ございませんが、ご注文いただきました製品は一時的に在庫がございません。

I regret to inform you that I would like to cancel the following order.
大変申し訳ございませんが、以下のオーダーをキャンセルいたします。

Unfortunately, there has been a change of plans.
残念ですが、予定に変更がありました。

Unfortunately, we will need to put this deal on hold.
残念ですが、この案件は保留せざるを得ません。

もう返信には困らない!コピペで使える英語メール定型文90選〜お知らせ編〜 
Youtube動画での説明はコチラ↓




急なお願い

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I need to ask an urgent favor of you.
緊急なお願いがございます。

Would you mind sending me copies of the documents by tomorrow?
明日までに資料のコピーを私に送っていただけますか?

I am sorry this is very last minute, but could we meet to discuss Project X
tomorrow morning?
直前のお願いで申し訳ございませんが、明日の朝、プロジェクトXについて話せませんか?

Please excuse my lack of a prompt reply as I was out of office this afternoon.
本日の午後まで外出していたためお返事が遅くなり、申し訳ございませんでした。

Sorry for my late reply as I have been away on business trip.
出張していたため返事がおそくなって申し訳ございません。

I was not able to reply sooner because I did not have access to the Internet.
インターネットに接続できなかったので、すぐに返事ができませんでした。

~は送りました

Mail-Address

I sent the documents you requested today.
本日、私はあなたが頼んだ資料を送りました。

I have already e-mailed you the documents you requested.
ご要望の書類はすでにメールでお送りしました。

I e-mailed you the invoice yesterday.
請求書を昨日メールでお送りしました。

 




まだ受け取っていません

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I still haven’t received ~yet
~をまだ受け取っていません。

I still haven’t received your answer in this matter.
あなたからの本件の回答をまだいただいていません。

受け取りました

mail

I received the documents today. Thank you very much.
本日、書類を受け取りました。どうもありがとうございます。

I have already received the documents.
すでに書類は受け取っています。

I received the invoice yesterday.
昨日、請求書を受け取りました。

I received the file but I could not open it. Please send it again.
ファイルは受け取りましたが、開くことができませんでした。 もう一度送ってください。

Thank you for sending me your contact information.
連絡先を教えていただきありがとうございます。

添付ファイルの説明

添付ファイル

Please find the revised estimate for the product attached to this email.
このメールに製品の改訂版見積もりを添付いたしました。

Attached are the minutes from our meeting.
議事録を添付いたしました。

I have attached the Power Point Slides of the presentation to this e-mail.
プレゼンテーションのスライドを添付いたしました。

~してください

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Please send us the invoice by Friday.
金曜日までに請求書を送ってください。

Please contact me as soon as possible.(ASAP)
なるべく早めに私に連絡をください。

Please call me back as soon as you can.
時間ができたらすぐに折り返しの電話をください。

Please submit the invoice as soon as possible.
できるだけすぐ、請求書を送ってください。

Please let me know if you can come to the meeting.
会議に参加可能か教えてください。

Please let me know if you have time.
時間があるか教えてください。

Please let me know if you have any question.
質問があればいつでも聞いてください。

Please do not hesitate to contact me.
遠慮なく私に連絡して下さい。



~くださいませんか?

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~してくれませんか?”Do you mind”というニュアンスはより柔らかい表現になります。

下記例文のように使います。

Do you mind sending me a copy of the contract?
契約書のコピーを送ってくれませんか?

Would you mind explaining this in more detail?
もっと詳しく教えてくださいませんか?

Could you please reschedule the meeting at a time that is convenient for you?
会議をあなたの都合の良い時間に組み直していただけますか?
”Would”又は”Could”を使うことににより”〜してくださいませんか?”というより
丁寧な表現になります。

返事をください。返事をお待ちしております

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Please reply by 4pm on June 29th.
6月29日の午後4時までに返事をください。

Please reply as soon as possible.
なるべく早く返事をください。

Please contact us at your earliest convenience.
ご都合がよいときにあなたの返事をください。

I would appreciate your prompt reply.
すぐお返事いただけるとありがたいです。

ちょっとした話題(スモールトーク)

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私が働いていた会社(アメリカ/カリフォルニア州)ではメールでも実際のミーティングでも
本題に入る前にお互いの話をよくします。
ビジネスの合間にするちょっとした会話のことを スモールトークと呼びます。
ここに載っているフレーズはメールでも実際の会話でも使うことができます。

How are things these days?
最近お元気ですか?

How is your new project going on?
新しいプロジェクトの進捗はどうですか?

How is ◯◯ coming along?
◯◯はどうですか?

I hope your new project is going well.
あなたの担当している新しいプロジェクトが、うまくいっていると良いのですが。

I hope the conference is going well.
会議が、うまくいっていると良いのですが。

How are you doing in the new (office/position/department)?
あなたの新しい「職場/役割/部」はどうですか?

I hope you enjoyed the summer holidays.
夏の長期休暇を楽しんだといいのですが。

I hope you enjoyed your vacation.
旅行を楽しまれているといいのですが。

I hope this e-mail finds you well.
お元気でお過ごしのことと思います。

I am sorry for the late reply.
お返事が遅くなりました。

なんでも聞いて下さい

I look forward to hearing from you.
お返事お待ちしております。

Please feel free to ask me any questions.
質問があったらどうぞなんでも聞いてください。

Please ask me any questions you have about our proposal.
私たちの提案についてご不明な点があればどうぞ仰ってください。

Don’t hesitate to contact us if you have any questions.
ご不明な点がございましたら、お気軽に当社にご連絡ください。

最後の一文

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いろいろな表現はありますが、ビジネスでは以下の3つをよく使います。
送り主(自分の会社名)の前に毎回必ず入れるようにしましょう。

Best wishes,

Best regards,

Thanks,

私はタイプするのが面倒だったので、 最後の一文は自分の名前と一緒にテンプレートで保存し、
毎回、最後の会社名・名前と一緒に入れるようにしています。
まず困ったらもこの例文をコピペしてそのまま使ってください。

もう返信には困らない!コピペで使える英語メール定型文90選〜締めくくり 編〜 
Youtube動画での説明はコチラ↓

まとめ

今回ご紹介したフレーズは定番中の定番なので、これらをまずは覚えていきましょう。
途中で文章を作成するのが嫌になっても、絶対にGoogle Translateに全文を入れて
そのまま送信することがないように!
外国人からメールを読んで、使える表現をどんどん自分のものにしていくのが上達への近道です!

慣れていないと時間がかかりますが少しずつ覚えていきましょう。

 

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てるみん

てるみん

英語の達人編集長。千葉県生まれ。日本で大学を卒業し、航空会社の接客を担当。 その後、 アメリカでビジネス・メディア・グローバリズムについての学科を修了し、ITコンサルティング会社に就職。 2014年からマレーシアに移住し「英語が話せるようになって、コミュニケーションに役立てて欲しい」という気持ちから”英語の達人”を開設。

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